Myślisz o działalności nierejestrowanej lub gospodarczej? Zobacz czy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej Cię dotyczy.
Z tego artykułu dowiesz się:
Co to jest kasa fiskalna?
Kiedy musisz ją mieć?
Czy możesz skorzystać ze zwolnienia?
Ile wynosi ulga na kasę fiskalną?
Czy musisz zintegrować kasę fiskalną z terminalem płatniczym?
Co to jest kasa fiskalna?
Na samym początku zacznijmy od samej definicji. Kasa fiskalna to urządzenie do ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług w Twojej firmie.
Mamy cztery rodzaje kas, które różnią się głównie sposobem zapisu danych:
- kasy on-line
- kasy z elektronicznym zapisem kopii
- kasy z papierowym zapisem kopii
- kasy w formie oprogramowania (wirtualne).
Należy pamiętać, że kasy starego typu – kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane. Decydując się na zakup warto zainwestować w najnowsze modele, aby nie musieć za kilka miesięcy jej wymieniać.
Kto musi mieć kasę fiskalną?
Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:
- osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub
- rolnikom ryczałtowym
Jeśli sprzedajesz firmie lub osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą nie musisz mieć kasy fiskalnej.
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej:
Mamy dwa rodzaje zwolnień z posiadania kasy fiskalnej. Należy pamiętać, że poniższe zwolnienia obowiązują do 31 grudnia 2023 roku. Po tej dacie mogą ulec zmianie więc warto śledzić zmiany w tym zakresie.
Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Zwolnienie podmiotowe – ze względu na mały obrót
Pierwsze zwolnienie dotyczy obrotu, który nie może przekroczyć 20 tys. Zł. Jest to wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolnika ryczałtowego.
Zwolnienie to traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony.
Przykład 1
Limit przekroczyłeś 31 maja 2022 roku. Od 1 sierpnia 2022 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.
Przykład 2
Limit przekroczyłeś 9 czerwca 2022 roku. Od 1 września 2022 roku nie masz zwolnienia i musisz korzystać z kasy.
Rozpoczynając działalność w trakcie roku limit ten jest liczony proporcjonalnie do liczby dni jaka pozostała do końca roku.
Przykład: Rozpoczynając działalność gospodarczą 14 listopada 2022 roku limit sprzedaży wynosi 2 630,14 ponieważ do końca roku pozostaje 48 dni.
Tutaj znajdziesz kalkulator limitu sprzedaży uprawniający do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania w kasie fiskalnej.
Zwolnienie przedmiotowe – ze względu na rodzaj wykonywanej działalności
Kolejny rodzaj zwolnienia dotyczy sprzedaży konkretnych towarów lub usług, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. Do takich usług zaliczamy m.in. usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody, usługi telekomunikacyjne. Dokładną listę znajdziesz tutaj.
Udział z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie może być niższy niż 80%.
Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy od momentu, gdy nas obrót będzie równy lub niższy niż 80%.
Przykład 1
W 2022 roku rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej oraz takich które nie są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych 6 miesięcy 2022 roku obrót ze sprzedaży zwolnionej wyniósł 40 000 zł – w tym: ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych 35 000 zł, a w pozostałym zakresie 5 000 zł. Udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitym obrocie wynosi 88% i oznacza to przekroczenie progu 80% i obowiązek założenia kasy fiskalnej.
Kiedy musisz mieć kasę fiskalną obowiązkowo
Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania.
Dokładną listę znajdziesz tutaj.
Jak obliczyć obrót
Co to jest obrót? Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaż.
Limit na kasę fiskalną w przypadku czynnych podatników VAT ustala się na podstawie sprzedaży netto, czyli kwoty bez uwzględnienia podatku.
Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.
Kasa fiskalna a płatności bezgotówkowe
Jeśli sprzedajesz towary na rzecz osób fizycznych i przyjmujesz płatności bezgotówkowo (np. przelewem bankowy), a towary są dostarczane w sposób wysyłkowy – nie musisz mieć kasy fiskalnej.
W przypadku usług wygląda to tak samo.
Przyjęcie jakiejkolwiek gotówki w całości lub części obliguje do założenia kasy fiskalnej.
Integracja z terminalem płatniczym
Od 1 stycznia 2024 roku Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym. Początkowo obowiązek ten miał wejść w życie 1 lipca 2022 roku, ale został przesunięty.
Moim zdaniem, jeśli planujesz zakup kasy fiskalnej i terminala w najbliższym czasie dobrze jest wybrać modele zgodne z nowymi przepisami, aby nie trzeba było ich wymieniać ponownie za kilka miesięcy i ponosić dodatkowych kosztów.
Oznacza to, że nie musisz kupować terminala, jeśli obecnie korzystasz z kasy on-line.
Dokonując zakupu terminala płatniczego możesz skorzystać z ulgi. Więcej na ten temat tutaj. więcej o uldze na zakup terminala płatniczego.
Kara za niewywiązanie się z obowiązku integracji kasy z terminalem wynosi 5 tys. zł.
UWAGA! Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić klientowi zapłatę bez użycia gotówki.
NIP
W celu prawidłowego prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej konieczne jest posiadanie numeru NIP. Pomimo, że samo prowadzenie działalności nierejestrowanej nie nakłada takiego obowiązku.
Wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej należy złożyć na druku NIP-7.
Ulga na zakup kasy fiskalnej
Dokonując zakupu kasy fiskalnej on-line można skorzystać z ulgi, która wynosi 90% ceny netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł.
Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT jak i zwolnionych z tego obowiązku.
O zwrot ubiegamy się w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K w przypadku podatników VAT czynnych. Natomiast Podatnik VAT bierny powinien złożyć wniosek o zwrot kosztów.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.
Najważniejsze obowiązki posiadacza kasy fiskalnej
- Stałe połączenie z internetem
- Wystawianie i wydawanie paragonów
- Kontrola poprawności pracy kasy
- Archiwizacja danych
- Raport dobowy i miesięczny
- Przeglądy techniczne kasy
- Przeglądy techniczne kasy
- Przechowywanie książki kasy (dokumentacja książki kasy)
- Wymiana pamięci kasy fiskalnej
- Płatności przy pomocy instrumentu płatniczego